Hoe innovatieve tools en technologieën uw supply chain management vleugels kunnen geven

Het is bedoeld om meer menselijkheid terug te brengen in de complexe processen van globalisering: de nieuwe Supply Chain Duty of Care Act (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, the “Act”), kortweg Supply Chain Act, is op 1 januari 2024 in werking getreden en bevat eisen voor de naleving van mensenrechten en milieubescherming. Wat vanuit humanistisch perspectief absoluut ondersteuningswaardig lijkt, brengt in de bedrijfspraktijk echter uiterst complexe eisen met zich mee. Zelfs bedrijven met 1000 of meer werknemers worden nu geconfronteerd met de enorme uitdaging om duidelijk gedefinieerde zorgvuldigheidseisen te implementeren in hun toeleveringsketen. En de toeleveringsketen waarvoor het bedrijf zelf verantwoordelijk is, is zeker niet beperkt tot het eigen bedrijfsgebied: Ook de handelingen van contractuele partners, leveranciers en onderaannemers moeten grondig onder de loep worden genomen. Dit komt omdat de wet vereist dat risico's langs de hele, soms mondiale, toeleveringsketen die leiden tot schendingen van mensenrechten of schade aan het ecosysteem, worden geïdentificeerd, geminimaliseerd of vermeden. Onder toezicht van het Federaal Bureau voor Economische Zaken en Exportcontrole kunnen boetes tot acht miljoen euro, of tot twee procent van de jaaromzet vanaf 400 miljoen euro, worden opgelegd aan bedrijven die hun bedrijfsactiviteiten niet voldoende afstemmen op de eerder genoemde zorgvuldigheidseisen.

Het goede nieuws is dat iedereen die zich zorgen maakt over hoe deze gigantische bedrijfstaak voor de hele toeleveringsketen kan worden volbracht, opgelucht adem kan halen. Want in tijden van digitale transformatie van de toeleveringsketen kunnen digitale oplossingen voor strategisch risicobeheer ook helpen. Dankzij het innovatieve gebruik van technologieën zoals big data of supply chain analytics vormen ze een betrouwbare ondersteuning op het gebied van supply chain management (SCM) om met vertrouwen aan de uiteenlopende eisen te voldoen.

In dit artikel leest u over de voordelen van het gebruik van software voor leveranciersrisicobeheer, of kortweg SRM-software, met name in het belangrijke SCM-subgebied van supply chain management.

Het begint allemaal met de grondstof: Supply chain management begeleidt het op weg naar en door de productie tot aan het eindproduct, dat via de logistiek bij de klant terechtkomt. In de bedrijfspraktijk bestaat deze waardeketen vaak uit een complex netwerk van spelers zoals grondstofproducenten, tussenleveranciers, interne leveranciers, fabrikanten, externe dienstverleners, distributeurs en detailhandelaars, en tot slot de klanten. De taken voor supply chain management bij het beheersen van materiaal- en informatiestromen zijn complex. In essentie is het echter de bedoeling om de volledige waardeketen zo efficiënt mogelijk te optimaliseren tegen de laagst mogelijke kosten en in overeenstemming met de eisen van de klant.

Om dit te bereiken moeten de processen op de volgende drie gebieden dienovereenkomstig worden beheerd:

• Informatie: Alle deelnemers in de toeleveringsketen moeten soepel met elkaar kunnen communiceren, zodat belangrijke informatie, zoals contractafsluitingen, leveringsvertragingen of binnenkomende goederen, betrouwbaar en gemakkelijk kan worden uitgewisseld.
• Materiaal: Alles wat nodig is voor de aangeboden producten of diensten moet in beweging worden gezet zodat het op het juiste moment op de juiste plaats aankomt om te worden verwerkt of geleverd. Hetzelfde geldt ook in omgekeerde richting: Als goederen worden teruggestuurd naar het bedrijf, bijvoorbeeld in het geval van statiegeld op flessen of retourzendingen, regelt SCM de processen om materialen te recyclen, door te geven of af te voeren.
• Financiën: Wanneer moeten zakenpartners betalen voor diensten en in welke vorm, onder welke voorwaarden worden leningen verstrekt of opgenomen, hoe kunnen betalingsprocessen optimaal worden opgezet en wie is eigenaar van de afzonderlijke onderdelen of zelfs het eindproduct in de toeleveringsketen? SCM houdt zich bezig met de antwoorden op deze fundamentele vragen in de financiële subdivisie.

Het managen van leveranciers of onderleveranciers betekent vooral één ding: systematisch werken aan relaties - met als doel de juiste leveranciers te vinden en steeds een beetje beter samen te werken. Het is immers juist de soepele afstemming van de eigen processen van een bedrijf met die van zijn leveranciers die er in grote mate toe bijdraagt dat de middelen voor de ontwikkeling en productie van de eigen producten of diensten zo snel, kostenefficiënt en met de hoogst mogelijke kwaliteit ter beschikking kunnen worden gesteld. In het algemeen draait leveranciersmanagement onder andere om het beantwoorden van de volgende vragen:

• Wie komt in het geding? Potentiële leveranciers identificeren
• Welk potentieel en welke risico's zijn er? Leveranciers evalueren aan de hand van risicobeheersmaatregelen
• Hoe verhoudt het dienstenportfolio van een leverancier zich? Leveranciers classificeren binnen een gedefinieerde inkoopstrategie
• Waar moeten leveranciers worden ontwikkeld? Kwalificaties opbouwen bij geselecteerde leveranciers volgens vooraf gedefinieerde doelen
• Wie behoort tot het leveranciersbestand? Definitieve selectie van geschikte leveranciers
• Hoe moet onboarding idealiter worden georganiseerd? Leveranciers integreren in het netwerk en de dagelijkse werkzaamheden
• Zijn de prestaties nauwkeurig? Prestaties controleren met betrekking tot de mate waarin leveranciers voldoen aan doelstellingen en wettelijke vereisten

De doorslaggevende voordelen voor bedrijven bij softwareondersteund leveranciersbeheer zijn bijvoorbeeld:

1. Gestructureerd overzicht van gegevens: SCM-medewerkers hebben op elk moment toegang tot leveranciersgegevens met behulp van software voor leveranciersrisicobeheer, zonder dat ze tijd hoeven te besteden aan het doornemen van lijsten of het zoeken naar belangrijke leveringsdocumenten. Op deze manier zijn ze niet alleen beter in staat om de gemaakte kosten in de gaten te houden, maar kunnen ze ook gemakkelijk correlaties identificeren, informatie bundelen en beslissingen voorbereiden. Daarnaast zorgt de toegenomen transparantie ervoor dat er direct duidelijkheid is over de gevolgen als een leverancier binnen de keten het laat afweten. Betrokken diensten of producten en andere procesgerelateerde afhankelijkheden kunnen eenvoudig worden geïdentificeerd met behulp van software. Dit maakt het veel eenvoudiger om leveranciersgerelateerde risico's in de hele toeleveringsketen te identificeren en te voorkomen.
2. Evaluatie en controle van leveranciers is in een handomdraai audit-proof: Houden ze zich aan de compliancevereisten? Hoe betrouwbaar bereiken ze de afgesproken KPI's? Hoe ontwikkelen de kosten zich en welke contractuele kenmerken kenmerken de samenwerking? Omdat de zakelijke relatie met leveranciers centraal en systematisch kan worden bewaakt en geëvalueerd met behulp van software, plaatst dit bedrijven in een zeer solide positie bij contractonderhandelingen, aangezien alle relevante informatie met één druk op de knop beschikbaar is. Aan de andere kant maken digitale tools het mogelijk om leveranciers zelf bij het evaluatieproces te betrekken. Bijvoorbeeld door vragenlijsten in te vullen - uiteraard controleert de software ook of leveranciers deze verplichting nauwgezet nakomen en neemt, indien nodig, maatregelen om een succesvolle evaluatie te garanderen. Dit bespaart middelen en motiveert leveranciers in gelijke mate. In overeenstemming met de Supply Chain Act kunnen bedrijven digitale programma's ook gebruiken om risico's binnen leveranciersrelaties op een auditbestendige manier te beoordelen en dit gemakkelijk te bewijzen dankzij de nauwkeurige en systematische documentatie.
3. Harmonisatie van leveranciersrelaties: Niet alleen uw eigen team zal blij zijn met soepelere processen met behulp van SRM-software voor leveranciersbeheer. Ook de leveranciers zelf zullen het waarderen als de onboarding soepel verloopt en gebruikersgerichte workflows voorop staan bij de integratie in interne processen. Dit zorgt er niet alleen voor dat leveranciers mogelijk meer bereid zijn om te presteren en bijvoorbeeld zorgvuldiger zijn in het op tijd leveren. Het wederzijds transparante softwaregebaseerde relatiewerk draagt ook bij aan een beter begrip van de service level agreement, d.w.z. wat de klant eigenlijk verwacht van de leverancier en hoe precies aan de KPI's moet worden voldaan. Dit is een belangrijke basis voor contractuele partners om überhaupt aan hun eisen binnen de toeleveringsketen te kunnen voldoen.
4. Kwaliteitsimpuls van de toeleveringsketen: Waarom worden producten en diensten beter door het gebruik van software in leveranciersbeheer? Heel eenvoudig: controle. Met behulp van speciale programma's kan de kwaliteit van de geleverde artikelen en de hele leveranciersservice nauwkeurig worden bijgehouden. Hoewel vertrouwen nog steeds de basis is van elke bloeiende zakenrelatie, kan succesvol zakendoen alleen worden bereikt als bedrijven systematische metingen en analyses gebruiken om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat hun goederen handelspartners of eindklanten op betrouwbare wijze bereiken. SRM-software is daarom ook een ideaal hulpmiddel om precies te bepalen welke leveranciers naar tevredenheid presteren en welke een te hoog risico lopen, bijvoorbeeld door verhoogde uitschieters in kwaliteit, klachten over productieomstandigheden of klachten. Daarnaast kunnen bedrijven ook softwaregestuurde maatregelen definiëren om een dergelijke risicosituatie in leveranciersrelaties snel en efficiënt tegen te gaan.

Voldoen aan de Supply Chain Act en daarmee als bedrijf juridisch conform en verantwoord handelen is op zich geen eenvoudige opgave. Toch is dit, gezien de complexe, digitaal genetwerkte marktsituatie, slechts een van de vele aspecten die pleiten voor het implementeren van software in uw eigen leveranciers- en supply chain managementprocessen. Als u naar het grotere geheel kijkt, zult u beseffen dat de juiste tools een doorslaggevende succesfactor kunnen zijn als het gaat om het in kaart brengen, beheren en controleren van een effectieve supply chain die is gebaseerd op betrouwbare leveranciers en een hoge productkwaliteit. Concurrerend blijven betekent immers ook het tempo van de ontwikkeling in een geglobaliseerd handelslandschap bijhouden en openstaan ​​voor innovatie. Dit is een uitdaging die steeds vaker alleen kan worden aangegaan met behulp van softwarematige oplossingen.