Die Risikomanagement-Software, mit der Sie Risiken bewerten, steuern und dokumentieren

Sammeln Sie bei diesem Schritt zunächst alle Einzelrisiken (z. B. mit einem Ticketing-Tool), aber bewerten oder kategorisieren Sie diese Ereignisse noch nicht. Es geht hierbei lediglich um eine unsortierte, unkategorisierte Auflistung. Jedes Einzelrisiko wird dabei mit bestehenden Assets verknüpft. Assets sind beispielsweise Hardware, Software, Lizenzen, Verträge, Räume, Personen, Maschinen, Prozesse etc. Um ein möglichst ganzheitliches Portfolio von Einflussfaktoren zu erhalten, sollten Sie alle der folgenden Auswirkungsarten betrachten:

• Finanzen (Schäden/Einbußen oder Einsparmöglichkeiten von Ressourcen)
• Reputation (Gefahren oder Chancen in Bezug auf den Ruf Ihres Unternehmens)
• Projekte (Ereignisse, die den erfolgreichen Abschluss eines Projekts gefährden oder begünstigen)
• Gesundheit & Umwelt (gesetzliche Bestimmungen und Schutz Ihrer Mitarbeiter)

Analysieren Sie die in Schritt 1 gelisteten Einzelrisiken nach mindestens diesen Kriterien:

• Geschätzter Einfluss auf Ihr Unternehmen und auf das Erreichen Ihrer Ziele (z. B. Höhe des finanziellen Schadens, Auswirkungen auf den erfolgreichen Verlauf eines Projekts, Reputationseinbußen, gesundheitliche Risiken Ihrer Mitarbeiter)
• Geschätzte oder errechnete Eintrittswahrscheinlichkeit des Ereignisses (z. B. selten, unwahrscheinlich, möglich, wahrscheinlich, ziemlich sicher). Wie oft ist ein vergleichbares Ereignis im letzten Jahr, in den letzten drei, fünf oder zehn Jahren eingetreten?
• Einordnung in festgelegte Risikokategorien. Die Risikolandschaft, also die Gesamtheit aller Einzelrisiken, ist für jedes Unternehmen einzigartig. Folglich variieren je nach Organisationsgröße und -form sowie Branche auch die Risikokategorien, in die die Einzelrisiken einsortiert werden. Einige wenige Kategorien (wie beispielsweise die Kategorien Brandschutz oder Personal) sind in nahezu allen Organisationen vorhanden. Kategorien lassen sich in verschiedenen Ebenen weiter untergliedern, also skalieren.

Aus der Zuordnung in einzelne Kategorien ergeben sich für jedes Einzelrisiko konkrete Zuständigkeiten. Die verantwortliche Person bestimmt nach erfolgter finaler Festsetzung der Eintrittswahrscheinlichkeit und des Schadensausmaßes, welche Risikostrategie für das jeweilige Einzelrisiko verfolgt werden soll (s. Schritt 4).

Wichtig: Bei der inhaltlichen Auseinandersetzung mit den Einzelrisiken erkennen Sie auch Chancen zur Verbesserung und Ressourceneinsparung. Analysieren Sie daher alle gelisteten Einflussfaktoren, auch wenn Sie deren negative Einflüsse auf den ersten Blick für unschädlich, unwahrscheinlich oder irrelevant halten.

Bilden Sie mit den autorisierten Informationen aus Schritt 2 ein Raster mit der Eintrittswahrscheinlichkeit auf der einen Achse und der potenziellen Auswirkung auf das Erreichen Ihrer Ziele auf der anderen Achse. Anhand dieser Risikomatrix leiten Sie die Prioritäten Ihres Risikoplans ab. Beginnen Sie mit den Risiken, die das größte potenzielle Schadensausmaß bzw. die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit haben, und arbeiten sich zu den weniger wahrscheinlichen und weniger schädlichen Risiken vor. Mit dem OMNITRACKER Risk Management erstellen wir im Rahmen unseres Customizings eine maßgeschneiderte, klickbare Risikomatrix für Sie, mit der Sie Ihre Risikobewertungen einfach überblicken.

Um die Risikomatrix optimal zu nutzen, legen Sie Kriterien fest, für welche Einzelrisiken Sie konkrete Risikostrategien umsetzen und für welche nicht. Sie bestimmen beispielsweise, dass Sie sich stets um die fünf Einzelrisiken mit der höchsten Priorität kümmern und gleichzeitig um alle, deren potenzielles Schadensausmaß 100.000 Euro übersteigt.

Eine effiziente Umsetzung und Kontrolle der Einzel- und Gesamtprozesse aller Risiken gelingt nur mit einem genau definierten Maßnahmen- und Zeitplan, dessen Ausführung die Risikomanagement-Software sichert. Eine Untergliederung in folgende Risikostrategiearten ist üblich:

• Risikovermeidung: Senken der Eintrittswahrscheinlichkeiten, indem Sie risikobehaftete Prozesse nicht weiter ausführen oder sie durch weniger riskante Abläufe ersetzen
• Risikoreduktion: Ausmaß im Schadensfall minimieren
• Risikotransfer: Risiken auslagern, z. B. mittels Versicherungen im Schadensfall
• Risikoakzeptanz: Risiken hinnehmen, wenn etwa die Wahrscheinlichkeit äußerst gering ist oder die Schäden im Eintrittsfall gering und somit hinnehmbar sind

Analysieren Sie den Erfolg aller Teilschritte und passen Sie Ihren Maßnahmenkatalog und Ihre Risikostrategien regelmäßig an die Rahmenbedingungen oder an Ihre internen Prozesse an. Variieren Sie bei Bedarf auch die Methoden, mit denen Sie Ihre Risiken sammeln und bewerten. Je standardisierter Ihre Risikomanagement-Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen, desto höher wird deren Qualität und Effizienz.

Nach der Umsetzung einer Risikostrategie muss das entsprechende Einzelrisiko erneut analysiert und final bewertet werden (Schritt 2). Nur so können Sie den Erfolg Ihrer umgesetzten Maßnahmen bewerten. Im Zuge eines professionellen Qualitätsmanagements sollten Sie die Zielvorgaben Ihrer Maßnahmen dokumentieren und sie mit den tatsächlich erreichten Ergebnissen abgleichen.

1. MA erkennt eine Gefahr im Unternehmen, z. B. einen fehleranfälligen Arbeitsprozess.
2. MA erstellt ein Ticket und macht somit auf diese Gefahr aufmerksam.
3. MA schätzt die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß. MA ordnet das Risiko einer Kategorie zu.
4. Die verantwortliche Person bewertet nun das Risiko final und legt fest, wie damit umgegangen werden soll.
5. Je nach Priorität wird eine Risikostrategie ausgewählt und umgesetzt. Entsprechende Maßnahmen werden bei Bedarf eingeleitet.
6. Wenn Maßnahmen durchgeführt werden, wird deren Erfolg (regelmäßig) evaluiert und das Risiko erneut analysiert und bewertet.

Ein IT-Service-Management hilft beispielsweise dabei, bestehende Störungen (Incidents) schnell zu beheben und deren Auswirkungen so gering wie möglich zu halten. Die strukturierte Auswertung aller Störungen und Service-Requests ist die Basis dafür, effiziente Maßnahmen zu ergreifen, mit denen Risiken im Kleinen vermieden oder deren Auswirkungen insgesamt gering gehalten werden. Ein Ticketing-System unterstützt Sie auch bei der Aufnahme bzw. Sammlung von Risikomeldungen.

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Risiken können den erfolgreichen Abschluss von Projekten gefährden. Daher ist es sinnvoll, vor und während der Projektarbeit softwaregestützte Risikobewertungen vorzunehmen. Bei modernen Software-Ökosystemen – wie dem Business Process Ecosystem OMNITRACKER – sind alle digitalen Informationsstrukturen miteinander verknüpft und greifen auf dieselbe Datenbasis zurück. Dies führt zu reibungslosen Workflows, einer geringeren Fehlerquote und mehr Planungssicherheit. Das OMNITRACKER Risk Management ist mit dem OMNITRACKER Project Management Center kompatibel sowie mit allen anderen OMNITRACKER-Applikationen. Unsere Projektmanagement-Software erfüllt alle relevanten Standards und ist PRINCE2-zertifiziert.

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Moderne BPMN-Prozesse tragen indirekt dazu bei, Risiken innerhalb von detaillierten Teilschritten besser zu erkennen und anschließend zu beheben. Denn bei der Modellierung von Businessprozessen (als Vorbereitung für die spätere Automatisierung) setzt sich ein Unternehmen intensiv mit seiner Prozessstruktur auseinander. Dadurch kommt es zu mehr Transparenz, wodurch Schwachstellen – also Risikofaktoren – innerhalb von Workflows erkannt werden. Risikomaßnahmen werden mit BPMN automatisiert und fehlerfrei ausgeführt, was Ressourcen spart und das Risiko von Anwendungsfehlern minimiert.

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