Effizientes und transparentes Vertragsmanagement

Mit OMNITRACKER Contract Management können Sie die Abläufe im Vertragsmanagement gezielt automatisieren, die Vertragserfüllung überwachen, Fehlerquoten verringern und personelle Ressourcen effizient einsetzen. Die klaren Rollendefinitionen führen zu transparenten Verantwortlichkeiten.
Verträge stehen allen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung und müssen nicht mehr aufwendig in Papierarchiven gesucht werden. Die umfangreichen Suchfunktionen ermöglichen Ihnen ein schnelles Finden aller Verträge. Sie können direkt auf das Vertragsdokument und alle weiteren vertragsrelevanten Dokumente zugreifen, beispielsweise Beschlüsse, Genehmigungen und Vorversionen. Alle Vertragsänderungen sind durch die Historie transparent nachvollziehbar.

Systematische Planung
Die Verträge können Sie nach dem Geltungsbereich (Rahmenvertrag, oder Einzelvertrag) und der Vertragsart (z. B. NDA, Kaufvertrag, Wartungsvertrag) klassifizieren. Die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Verträgen (z. B. Vertragsergänzungen, Vertragsablösung) werden in OMNITRACKER Contract Management verwaltet und übersichtlich dargestellt.

Effiziente Bearbeitung
Vor der Freigabe kann der Vertrag fachlich und juristisch geprüft werden, beispielsweise durch das Controlling, die Fach- oder Rechtsabteilung. Nach erfolgreicher Prüfung gibt ein dazu berechtigter Mitarbeiter den Vertrag frei. Der gesamte Ablauf wird durch OMNITRACKER Contract Management unterstützt. Alle Beteiligten können ihre Kommentare, Fragen und Ergänzungen in OMNITRACKER erfassen und damit für alle anderen Beteiligten verfügbar machen. Jede Statusänderung des Vertrags wird revisionssicher gespeichert.

Statische und dynamische Rollenkonzepte unterstützen die Zusammenarbeit aller Beteiligter bei der Bearbeitung des Vertrags. Alle Mitarbeiter werden einer Benutzergruppe wie Controlling, Fachbereich oder Recht mit Lese- und Schreibrechten für bestimmte Vertragsarten zugeordnet (statische Rolle). Zusätzlich können Sie einen Vertragsinitiator und einen Vertragsverwalter festlegen oder einzelnen Personen Lese- oder Schreibrecht für einen bestimmten Vertrag zuweisen (dynamische Rolle). OMNITRACKER ist mandantenfähig und unterstützt die Verwaltung getrennter Vertragsbereiche in einer OMNITRACKER-Installation. Das reduziert Kosten und Komplexität.

Realistische Risikobewertung
Verträge müssen juristisch geprüft und Risiken realistisch bewertet werden. Dabei können Sie für jede Phase im Lebenszyklus eines Vertrags Risiken identifizieren. So erkennen Sie Verhandlungsrisiken, Laufzeitrisiken, Beendigungsrisiken oder Risiken in der Folgezeit frühzeitig und können rechtzeitig gegensteuern.

Sichere Abwicklung
Nach der Erfassung und Bewertung der Vertragsrisiken sowie der juristischen Prüfung folgt die Vertragsunterzeichnung. Der gültige Vertrag wird als PDF-Dokument in OMNITRACKER Contract Management gespeichert. So können Sie während der gesamten Vertragslaufzeit die Vertragserfüllung sowie die Vertragsrisiken überwachen.

Effektive Verwaltung und Kontrolle
Sie legen fest, wer nach der Unterzeichnung als Vertragsverwalter die Verantwortung für den aktiven Vertrag übernimmt. Mit dem Vertrag werden auch alle weiteren vertragsrelevanten Daten verwaltet. Verträge sind häufig über einen langen Zeitraum hinweg aktiv. Änderungen an Vertrag oder Zuständigkeiten oder die Kündigung des Vertrags können Sie bequem in OMNITRACKER Contract Management erfassen und nachvollziehen. Über die komfortablen Wiedervorlage- und Eskalationsmechanismen überwacht OMNITRACKER Contract Management Termine automatisch und weist rechtzeitig auf Terminüberschreitungen hin. So verpassen Sie keinen wichtigen Termin zur Verlängerung oder Kündigung von Verträgen. Auswertungen und Berichte können Sie auf Knopfdruck generieren und sich so jederzeit einen Überblick über den Status Ihrer Verträge verschaffen.

Durchgängige Integration
OMNITRACKER wächst mit Ihren Anforderungen. Auf Basis der OMNITRACKER-Plattform können Sie sehr einfach weitere OMNITRACKER-Applikationen integrieren, um weitere Geschäftsprozesse vollständig zu unterstützen. Alle OMNITRACKER-Applikationen sind so miteinander verknüpft, dass Sie jederzeit auf die Informationen anderer Prozesse zugreifen können. So stehen Ihnen die Vertragsdaten auch in anderen Prozessen zur Verfügung und Sie können auch angrenzende Prozesse optimal unterstützen, beispielsweise durch den Einsatz von OMNITRACKER Project Management Center und OMNITRACKER Risk Management.