Unterschiedliche Kommunikationskanäle integrieren

Dokumentieren Sie alle E-Mails automatisch in Ihrem System

Mit dem OMNITRACKER Email Gateway integrieren Sie alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch in Ihr OMNITRACKER-System. Das Email Gateway ermöglicht eine automatisierte, regelbasierte Verarbeitung von ein- und ausgehenden E-Mails und integriert Mailserver durch standardisierte E-Mail-Protokolle.

Vorteile einer automatisierten E-Mail-Verarbeitung

Vorteile auf einen Blick:

Zentrale Kommunikationsbasis
Schnellere Antwortgeschwindigkeiten
Übersicht und Transparenz
Zuverlässige Archivierung

Die Anzahl eingehender Nachrichten in einem Unternehmen steigt stetig, was Kosten verursacht und wertvolle Ressourcen bindet. Besonders bei E-Mail-Postfächern, die verschiedene Empfänger bündeln, ist eine automatische E-Mail-Verarbeitung sinnvoll. Durch diese einheitliche und effiziente Kommunikationsplattform zwischen Serviceanfragenden und der Serviceorganisation steigen Produktivität und Effizienz beträchtlich. Das OMNITRACKER Email Gateway dient hierbei für die Integration externer Nachrichten in das OMNITRACKER-System. Dort werden diese Informationen weiterverarbeitet und sind für alle OMNITRACKER-Applikationen nutzbar.

Zentrale Kommunikationsbasis für alle Abteilungen

Das OMNITRACKER Email Gateway unterstützt unterschiedliche Nachrichtenformate und stellt damit die Basis für ein „Unified Messaging System“ dar. Mit unserem Email Gateway werden mehrere E-Mail-Formate automatisch in Ihrem System gebündelt gesammelt und können anschließend unternehmensweit bearbeitet werden. Mit den modularen OMNITRACKER-Applikationen lassen sich dadurch sämtliche Workflows unternehmensweit ausweiten, wobei für alle Informationen eine zentrale Datenbasis verwendet wird.

Schnellere Antwortgeschwindigkeiten von internen und externen Anfragen

Nach der automatischen Kategorisierung und Zuordnung von eingehenden Nachrichten über das OMNITRACKER Email Gateway findet im zentralen System eine Weiterverteilung statt, sodass sämtliche Informationen allen OMNITRACKER-Applikationen zur Verfügung stehen. Beispielsweise ist beim Ticketing im OMNITRACKER ITSM Center eine automatische Zuordnung eines Tickets an die richtige Person (qualifiziert und verfügbar) möglich.

Mehr Übersicht und Transparenz bei der Nachrichtenbearbeitung

Neben der Weiterleitung an die richtige Person werden auch unterstützende Prozesse im OMNITRACKER eingeleitet (Kategorisierungen, Zuordnungen, automatische Benachrichtigungen oder Erinnerungen etc.). Für mehr Übersicht werden automatische E-Mails nach Erledigung relevanter Einzelarbeitsschritte verschickt, sodass alle an diesem Prozess Beteiligten den jeweiligen Bearbeitungsstand sehen. So ist eine transparente und korrekte Durchführung aller Abläufe sichergestellt.

Zeitsparende und zuverlässige Archivierung

Jede eingehende und ausgehende Nachricht wird im OMNITRACKER automatisch archiviert. So gehen keine Nachrichten verloren und Gesprächsverläufe und Anfragen sind bei Bedarf nachvollziehbar.

Empfangen Sie automatisch alle Nachrichten mit dem OMNITRACKER Email Gateway.

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Funktionsweise OMNITRACKER Email Gateway

Funktionsweise E mail Gateway OMNITRACKER

Eingehende Anfragen von Kunden, Lieferanten und Partnern müssen klassifiziert, zugeordnet, bearbeitet, beantwortet und abgelegt werden. Diese Aufgaben übernimmt OMNITRACKER mit dem Email Gateway automatisch.

Das Email Gateway von OMNINET erfasst alle ein- und ausgehenden Nachrichten per E-Mail automatisch und ist die Basis für eine einheitliche Nachrichtenverarbeitung im OMNITRACKER. Das Helpdesk-Tool OMNITRACKER ITSM Center kategorisiert Anfragen nach festgelegten Vorgaben und weist Aufgaben automatisch einem verfügbaren und für diese Aufgabe qualifizierten Bearbeiter zu. Der Absender erhält eine Benachrichtigung, dass seine Anfrage eingegangen ist und sie schnellstmöglich beantwortet wird. Mit anderen OMNITRACKER-Applikationen werden weitere Prozesse angestoßen (z. B. beim Projektmanagement, Risikomanagement, Buchungsanfragen). Die beantworteten Anfragen werden in der OMNITRACKER-Datenbank übersichtlich archiviert.

Die umfassende Programmierschnittstelle OMNITRACKER Automation Interface ermöglicht es Ihnen, eingehende E-Mails in anderen Applikationen weiter zu bearbeiten. Das OMNITRACKER Automation Interface ist Bestandteil des OMNITRACKER-Basissystems. Die innerhalb von OMNITRACKER erzeugten E-Mails werden automatisch über SMTP, MAPI oder MS-Graph (Office 365) versendet. Möglich sind zudem eigene Skripte, die Regeln für die Weiterverarbeitung enthalten. Aus eingehenden E-Mails lassen sich automatisch OMNITRACKER-Objekte anlegen. Die Verwendung einer Volltextsuche hilft beim Durchsuchen von alten und neuen E-Mails und E-Mail-Anhängen.

Auswertung von E-Mail-Informationen:

Betreff
E-Mail-Nachricht („Body“ inkl. Auswertung des Inhalts)
Sender- und Empfängeradresse
Anhänge
Empfangs- und Lesebestätigung (DSN)

Der Gateway-basierte Ansatz erleichtert auch die Umsetzung Ihrer Security Policy. Ihre unternehmenseigene E-Mail-Infrastruktur inkl. Verschlüsselungen, Viren- und Inhaltsprüfungen können Sie mit OMNITRACKER weiterhin nutzen.

Überzeugte OMNITRACKER-Anwender

OMNITRACKER macht alle Prozesse klarer und effizienter.

Das Email Gateway bietet Ihnen diese Features:

Integriert

Volle Produktintegration in Ihre eigene Infrastruktur

Flexibel

Sehr hohe Produktflexibilität: einfach anpassbar und erweiterbar

Einheitlich

Für alle OMNITRACKER-Applikationen nutzbar

Automatisch

Kategorisierung und Erfassung von Nachrichten im System

Kosten

Reduzierung des Administrationsaufwands

Dokumentation

Nachvollziehbare und nachweisbare Kommunikation

Automatische Zuordnung von eingehenden E-Mails

OMNITRACKER Email Gateway Automatische Zuordnung

Sie erhalten von Ihrem Kunden eine E-Mail mit der Information zu einer Adressänderung. Dank des OMNITRACKER Email Gateways wird diese Nachricht samt Anhängen analysiert. Es wird erkannt, dass es sich um eine Änderung in den Stammdaten handelt und gibt diese Informationen z. B. an das Basissystem im OMNITRACKER weiter, wo die Stammdaten für alle Applikationen zur Verfügung gestellt werden. Ihr Kunde erhält eine Eingangsbestätigung seiner Anfrage. Die Nachricht wird dem entsprechenden Sachbearbeiter zugeordnet, der für die Stammdatenbankpflege zuständig ist. Der interne Prozess der Stammdatenpflege wird durch OMNITRACKER angestoßen. Der Sachbearbeiter hat nun eine neue offene Aufgabe und wird darüber benachrichtigt. Nach erfolgter Aktualisierung erhalten Ihr Kunde und der jeweilige Kundenbetreuer eine Benachrichtigung über den erfolgreichen Abschluss der Anfrage.

Mit dem OMNITRACKER Email Gateway werden E-Mails von Mailservern über die Protokolle POP3, IMAP4, MAPI oder MS-Graph empfangen. Diese Nachrichten werden automatisch in OMNITRACKER-Objekte konvertiert, aufbereitet und analysiert. Das OMNITRACKER Email Gateway bildet die Basis für einen umfangreichen Einsatz Ihrer OMNITRACKER-Applikationen.